Reise- und Bewirtungskosten in Zeiten von Corona – (k)ein Widerspruch?(!)

Veröffentlicht am 25.03.2021 von Daniel Hermes, Dr. Johannes Grave

Es mag in der Tat nicht die Zeit für Reisen sein. Doch wird bald die Zeit kommen, in der Dienstreisen wieder zum regelmäßigen Alltag gehören. Insofern bietet sich gerade jetzt die Chance, die Reisekostenpraxis im Unternehmen einer eigenen gründlichen Prüfung zu unterziehen, bevor es der Betriebsprüfer macht. Bleiben Sie also trotz oder gerade wegen der Ruhephase auf dem neusten Stand!

Reise- und Bewirtungskosten in Zeiten von Corona

Es ist in der Tat nicht die Zeit für Reisen. Umso mehr bereitet die anhaltende Pandemie – jedenfalls steuerlich – ein ideales Zeitfenster, um künftige Auswärtstätigkeiten vorzubereiten. So wäre es zum Beispiel denkbar, die unternehemseigene Reisekostenrichtlinie grundlegend zu überarbeiten und an aktuelle Begebenheiten anzupassen. Eine Überführung des Antragswesens für Reisekostenerstattungen in die digitale Welt wären ein guter Weg. Denn eines sei gewiss – es wird die Zeit kommen, in der Dienstreisen wieder zum regelmäßigen Alltag gehören. Eine solide und feste Struktur macht sich nicht zuletzt im Rahmen der nächsten Außenprüfung für das Unternehmen bezahlt. Bleiben Sie also trotz oder gerade wegen der Ruhephase auf dem neusten Stand!

Das aktualisierte BMF-Schreiben

Am 25. November 2020 hat das BMF ein aktualisiertes Grundsatzschreiben zu den Reisekosten erlassen. Das Schreiben könnte man als generellen Fahrplan der Finanzverwaltung für die Prüfung von Reisekosten und doppelter Haushaltsführung ansehen. Ein Großteil der BFH-Rechtsprechung zur ersten Tätigkeitstätte übernahm die Finanzverwaltung in das Schreiben. Die Bedeutung des Arbeitsvertrags für die arbeitgeberseitige Zuordnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte ist an dieser Stelle hervorzuheben. Um ungewollte Zuordnungen zu vermeiden, ist auf eine sensible Verwendung des Arbeitsortes im Arbeitsvertrag zu achten.

Verbleibende Zweifelsfragen

Dennoch verbleibt es im Bereich der Verpflegungsmehraufwendungen sowie bei der Mahlzeitengestellung bei bestehenden Zweifelsfragen für die alltägliche Praxis.

Wie verhält es sich mit Ab- und Anreisetagen an einem Tag sowie der Frage, was überhaupt als kürzungsrelevante Mahlzeit zu qualifizieren ist? Den Mindeststandard des Frühstücks hat der BFH zwischenzeitlich mit seinem Urteil vom 3. Juli 2019 bereits festgelegt – unbelegte Backwaren nebst Heißgetränken reichen für die Annahme eines Frühstücks nicht aus. Gleichermaßen scheint gefestigt zu sein, dass eine Kürzung der Verpflegungspauschalen auch bei Nichteinnahme der zur Verfügung gestellten Mahlzeiten vorzunehmen ist. Dies kann allerdings dann nicht gelten, wenn tatsächliche, gesundheitliche oder religiöse Gründe die Einnahme einer Mahlzeit verhindern. Mit Blick auf die zum 1. Januar 2020 gestiegenen Verpflegungspauschalen und die dadurch erhöhte Kürzung der Pauschale kommt der grundsätzlichen Fragen, ob eine Kürzung der Pauschale überhaupt zu erfolgen hat, eine besondere Bedeutung zu.

Fortwährende Auswirkungen durch die Corona-Pandemie

Haben die Arbeitnehmer eine BahnCard 50 oder 100, kann eine Gesamtersparnis im Zuge der Pandemie möglicherweise nicht erreicht werden. Während jedenfalls bei Laufzeitbeginn vor oder zu Beginn von Corona die Lockdowns unvorhersehbare Ereignisse und mithin eine Begründung für eine beizubehaltende Steuerfreiheit darstellen, sollte das Unternehmen mögliche Einschränkungen bei neuerlichen Prognosen berücksichtigen. Denn mittlerweile erscheinen einschränkende Maßnahmen – leider – nicht mehr unvorhersehbar zu sein.

Mit Blick auf die Besteuerung von Dienstwagen kann es sich für Arbeitnehmer anbieten, Einzelaufzeichnungen über die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu führen. Über die Einzelfahrtbesteuerung sind pauschale Vorteile dann günstiger zu bemessen, wenn der Arbeitnehmer weniger als 180 Fahrten im Jahr durchführt. Für eine Umsetzung des Vorteils ist auf eine saubere Dokumentation zu achten.

Wenn Bewirtungen vor Ort wieder möglich sind, gilt für die Hingabe von Speisen bis zum 31. Dezember 2022 der ermäßigte Steuersatz von 7%. Durch das Dritte Corona-Steuerhilfegesetz weist der ordnungsgemäße Bewirtungsbelege folglich in der Regel zwei Steuersätze auf – den ermäßigten für Speisen, den regulären für Getränke.

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