Handlungsbedarf des deutschen Gesetzgebers
Mit dem Richtlinien-Entwurf zu "VAT in the Digital Age", kurz ViDA (COM 2022 701) kommt es zur Modernisierung der bisherigen Umsatzsteuer-Richtlinie. Transnationalen Hürden, wie die lokale Mehrwertsteuer-Registrierung, sollen überwunden werden. Mit einer EU-weiten Pflicht zum transaktionsbasierten E-Invoicing (eRechungsdatenaustausch) soll ein einheitlicher Standard eingeführt werden. Die ZM (zusammenfassende Meldung) wird daher in Zukunft nicht mehr nötig sein, da grenzüberschreitende Rechnungen dann, spätestens ab 2025, einen Datenabgleich ermöglichen. Ziel ist es, die grenzüberschreitenden Transaktionen durch die eRechnungsdatensätze abgleichen zu können und damit Steuerausfälle zu reduzieren bzw. zu vermeiden.
Es soll dann nur noch die elektronische Rechnung übermittelt werden. Die Vorgaben des Datenformats (Mappings) erlaubt damit eine solche Rechnung auszustellen, zu übermitteln, zu empfangen und direkt weiterzuverarbeiten. Diese Vorgaben stammen aus der Richtlinie 2014/55/EU.
Einführungszeitpunkt, Übergangfristen und Befreiungen
Bis Ende 2026: Rechnungsstellung auf Papier oder anderem elektronischen Format (bei Zustimmung des Empfängers) möglich (betrifft Umsätze zwischen dem 01.01.2025 und 31.12.2026).
Bis Ende 2027: Rechnungsstellung auf Papier oder anderem elektronischen Format (bei Zustimmung des Empfängers) möglich, sofern Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr < 800.000 € (betrifft Umsätze zwischen dem 01.01.2027 und 31.12.2027).
Bis Ende 2027 (umsatzunabhängig): Rechnungsausstellung via anderen elektronischen Formats (bei Zustimmung des Empfängers), wenn die Rechnung mittels EDI-Verfahren übermittelt wird (betrifft Umsätze zwischen dem 01.01.2026 und 31.12.2027).
Von der elektronischen Rechnungsübermittlung sind die Kleinbetragsrechnungen i. S. d. § 33 UStDV, Fahrausweise i. S. d. § 34 UStDV und steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8-29 UStG befreit. D.h. in diesen Fällen können alle Arten von Rechnungen verwendet werden.
Definition der eRechnung
Eine eRechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht, § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-E). Bei der eRechnung handelt es sich nicht um eine „Software“, sondern um eine standardisierte Vorgabe eines strukturierten elektronischen Formats. Dieses muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (CEN-Norm EN 16931).
Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt werden, werden unter dem neuen Begriff "sonstige Rechnung" zusammengefasst.
Bekannte Formate
Es sind alle Rechnungsformate erlaubt, die aus strukturierten Daten bestehen, sowie Rechnungsformate, die teilweise aus einem strukturierten Format sowie teilweise aus einer Bilddatei bestehen. Hierzu gehört beispielsweise das ZUGFeRD-Format.
Die ZUGFeRD-Rechnung ist ein hybrides Rechnungsobjekt mit zwei inhaltlich identischen Rechnungsdaten. Der Datensatz besteht einerseits aus einem bildhaften Dokumentformat (PDF/A) und andererseits aus einem strukturierten Datenformat (XML). ZUGFeRD basiert auf dem von UN/CEFACT entwickelten Standard zur Cross Industry Invoice aber auch auf dem durch das europäische Standardisierungsgremium CEN entwickelten und den darauf aufbauenden Message User Guides (MUG). Mit Hilfe des vorhandenen XML-Datensatzes können rechnungsrelevante Daten direkt verwendet werden, beispielsweise zur Rechnungsprüfung oder Kontierung. Die umsatzsteuerlich relevanten Pflichtangaben sind als Pflichtfelder definiert, daneben gibt es auch optionale Felder, um dem Kunden weitere Informationen zukommen zu lassen, z.B. Skontofristen.
Die XRechnung (im öffentlichen Bereich) enthält neben den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben weitere Informationen, wie etwa die Lieferantennummer, eine Auftragskennnummer sowie insbesondere eine Leitweg-Identifikationsnummer. Diese Vorgaben sind ab der ZUGFeRD 2.0-Version ebenfalls eingebettet, so dass ein eRechnungsaustausch mit beiden Formaten möglich ist.
Die geforderten Formate werden von der XRechnung, die u. a. im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei, ab Version 2.0.1 – aktuelle Version 2.2) erfüllt, vgl. BMF-Schreiben vom 02.10.2023.
Auch andere Rechnungsformate, die nicht explizit in dem Schreiben genannt wurden, können jedoch grundsätzlich die Anforderungen erfüllen. Daher ist auch das EDI-Verfahren weiterhin zugelassen, obgleich diese Formate nicht der CEN-Norm EN 16931 entsprechen. Bedingung ist, dass sich die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format (CEN-Norm EN 16931) extrahieren und auswerten lassen.
Neue Rechnungsprozesse
Ob debitorisch oder kreditorisch, der Rechnungserstellungs- bzw. -prüfungsprozess kann nur elektronisch erfolgen, wenn die notwendigen Daten systemseits vorhanden sind. Dabei wird in Zukunft die Datenqualität eine bedeutende Rolle spielen, um die Prozesse fehlerfrei, d.h. auch ohne menschliche Eingriffe, vollziehen zu könne.
Der Digitalisierungsprozess kann bei dem ZUGFeRD-Format modular erfolgen, so dass nicht ein Digitalisierungsfortschritt „von Null auf Hundert“ erforderlich ist (sog. Modulare Digitalisierung) – diese und weitere Möglichkeiten zeigen wir Ihnen in unseren entsprechenden Fach-Seminaren und -Webinaren mit Herrn Dirk J. Lamprecht