Eine Übertragung ins Folgejahr ist nur aufgrund dringender Gründe möglich. Der Arbeitnehmer muss seinen Urlaub in diesem Fall bis spätestens zum 31. März nehmen.
Bislang wurde daraus geschlossen, dass Urlaub, der bis zum Jahresende nicht genommen wird, grundsätzlich verfällt. Das galt nach bisheriger Rechtsprechung selbst für den Fall, dass der Arbeitnehmer den Arbeitgeber erfolglos aufgefordert hatte, ihm Urlaub zu gewähren.
Allerdings konnten Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen Schadensersatz vom Arbeitgeber verlangen, wenn der Urlaub nicht gewährt wurde.
Neue Arbeitgeberpflichten
Nach einer wegweisenden Entscheidung des EuGH vom 6. November 2018 gelten jedoch neue Pflichten: Arbeitgeber haben dafür zu sorgen, dass Arbeitnehmer tatsächlich die Möglichkeit haben, ihren Jahresurlaub vollständig zu nehmen. Dies muss über eine förmliche Aufforderung geschehen.
Der Arbeitgeber hat die Arbeitnehmer klar und rechtzeitig zu informieren, dass der Urlaub verfällt, wenn sie ihren Urlaub nicht rechtzeitig nehmen.
Diese Rechtsprechung hat das BAG mit einer Entscheidung vom 19. Februar 2019 umgesetzt. Der Urlaubsanspruch der Arbeitnehmer erlösche nur dann am Ende des Kalenderjahres, wenn der Arbeitgeber sie zuvor konkret über ihren bestehenden Urlaubsanspruch belehrt. Dies gilt ebenfalls für die Verfallfristen. Zusätzlich muss der Arbeitnehmer aufgefordert werden den Urlaub zu nehmen. Tut der Arbeitnehmer dies aus freien Stücken – also trotz tatsächlicher Möglichkeit –nicht verfällt der Anspruch.
In den UrteilsgrĂĽnden gehen die Richter hierzu ins Detail:
Infolge des Fehlens konkreter gesetzlicher Vorgaben sei der Arbeitgeber grundsätzlich in der Auswahl der Mittel frei, derer er sich zur Erfüllung seiner Mitwirkungsobliegenheiten bediene. Die Mittel müssten jedoch zweckentsprechend sein. Sie müssten geeignet sein, den Arbeitnehmer in die Lage zu versetzen, in Kenntnis aller relevanten Umstände frei zu entscheiden, ob er seinen Urlaub in Anspruch nehme. Insbesondere dürfe der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht daran hindern, den Urlaub in Anspruch zu nehmen. Er dürfe weder Anreize schaffen noch den Arbeitnehmer dazu anhalten, seinen Urlaub nicht zu nehmen.
Praxistipp:
Wir empfehlen die Belegschaft im Sinne der Rechtsprechung des BAG zu unterrichten und aufzufordern, (Rest-)Urlaub zu nehmen. Eine solche Information kann über E-Mail oder sonstige im Betrieb zur Information verwendete Kommunikationswege erfolgen. Im Streitfall muss der Arbeitgeber die erfolgte Information und Aufforderung nachweisen – genau genommen wäre hierfür sogar ein Zugangsnachweis beim Arbeitnehmer erforderlich.
Optimalerweise teilt der Arbeitgeber jedem Mitarbeiter zu Beginn des Kalenderjahres in Textform mit, wie viel Urlaub ihm im Kalenderjahr zusteht. Darüber hinaus sollte er aufgefordert werden, seinen Jahresurlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des laufenden Urlaubsjahres genommen werden kann. Auch wäre zu empfehlen, dem Arbeitnehmer die Konsequenzen, also der Verfall des Urlaubsanspruchs, aufzuzeigen, falls er untätig bleibt.
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